(目的)

第1条　この規程は、別に定めるものを除くほか、文書の取扱いについて定めることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に分かりやすく処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(定義)

第3条　この規程において次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(総務課長の職務)

第4条　総務課長は、広域連合における文書事務の一般を総括するとともに、文書の収受、配布及び発送並びに文書の保存の事務を掌理する。

(主管課長の職務)

第5条　主管課長は、常に主管課内における文書事務の円滑かつ適正な取扱いに留意し、その促進に努めなければならない。

(文書主任)

第6条　課に文書主任及び文書副主任を置く。

(文書主任の職務)

第7条　文書主任は、上司の命を受け、課内における次に掲げる事務を処理し、又は総括する。

(共通帳簿)

第8条　別に定めるもののほか、文書の取扱いに要する帳簿は、次のとおりとする。

(帳簿の作成)

第9条　前条に規定する帳簿は、会計年度により作成しなければならない。ただし、議案番号簿及び公示令達番号簿は、暦年により作成するものとする。

(文書記号及び番号)

第10条　文書には、次により記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易なものについては、これを省略することができる。

(公示及び令達)

第11条　公示及び令達の種別は、次のとおりとする。

(到達する文書の処理)

第12条　到達文書は、総務課において収受し、主管課に配布する。配布の際は、すべて開封して閲覧すること。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)

第13条　到達文書のうち、郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。

(2以上の主管課に関係のある文書等の配付)

第14条　2以上の主管課に関係のある文書又は異例に属する文書は、総務課長がその配付先を定めるものとする。

(文書配布箱による配布)

第15条　総務課が行う文書の配布は、直接配布するものを除き、総務課に設けた文書配布箱(以下「文書配布箱」という。)により行うものとする。

(主管課が配布を受け、又は収受した文書の処理)

第16条　文書主任は、総務課から配布を受けた文書及び直接主管課で収受した文書を、次により処理しなければならない。

(親展文書等の処理)

第17条　前条第6号の規定により配布された親展文書について、主管課の文書主任は、これを受け取り、速やかに前条第4号及び第5号に規定する処理を行わなければならない。

(電子文書等の収受等)

第18条　主管課の文書主任は、電気通信回線を通じて広域連合の使用に係る電子計算機に送信され、当該電子計算機に備えられたファイルに記録された電子文書であって、主管に属するもののうち、特に必要があると認められるものについては、その内容を出力した用紙を主管課長に供覧しなければならない。

(主管課長中心主義)

第19条　文書の処理は、すべて主管課長が中心となり、絶えず文書の処理の促進に留意し、事案が完結するに至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(主管課長の記録済文書の閲覧等)

第20条　主管課長は、第16条第5号の規定により記録済文書を受領したときは、これを閲覧し、担当者、処理方針及び処理予定期限を示し、担当係長を通じてその文書を交付し、遅滞なく処理させなければならない。

(事案の処理)

第21条　担当者は、事案を次により処理しなければならない。

(起案)

第22条　決裁を受けるべき事案で特に重要なものを処理しようとするときは、あらかじめ決裁者の処理方針を確かめたのち起案するものとする。

(起案の方法)

第23条　起案は、次により行わなければならない。

(回議)

第24条　起案文書は、次により処理しなければならない。

(合議)

第25条　2以上の課に関連する文書は、関係の多い課において処理案を起こし、関係課へ回付(以下「合議」という。)しなければならない。

第26条　合議を受けた事項について疑義のあるときは、連絡しなければならない。

(重要文書等の持回り)

第27条　緊急、秘密又は説明を要する文書は、担当者又は上司において決裁、決定若しくは承認を得又は閲覧に供し、若しくは意見を調整するため、自ら持ち回りしてこれを行わなければならない。

(電話又は口頭による照会等の処理)

第28条　電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要と認められるものは、この章の規定に準じて処理しなければならない。

(緊急処理すべき事案の処理)

第29条　緊急に処理する必要があり、かつ、正規の手続を経る時間のない事案は、直ちに口頭により決裁手続を行って処理することができる。この場合においては、事後この章の規定に準じて正規の手続を執らなければならない。

(総務課に合議すべき文書)

第30条　次に掲げる文書は、総務課に合議し、その文書審査を受けなければならない。

(回議完了年月日の記載)

第31条　広域連合長又は副広域連合長の決裁を得たが未だ処理されていない文書(以下「決裁済文書」という。)は、総務課の文書主任において回議完了年月日を記載し、主管課に返付するものとする。

(議会議案の処理)

第32条　議会の議決若しくは同意を要し、又は議会に報告等を要する文書は、決裁後その決裁済文書を総務課に送付しなければならない。

(公示令達文書の処理)

第33条　主管課は、条例、規則、告示、公告、訓令等を公示令達しようとするときは、その決裁済文書を総務課に送付しなければならない。

(浄書)

第34条　決裁済文書で浄書を要するものは、次により、浄書を行わなければならない。

(公印及び契印)

第35条　発送文書には、決裁済文書と照合のうえ、公印及び契印を押さなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印及び契印を省略することができる。この場合において、発信者名の下に「(公印省略)」と表示しなければならない。

(電子署名)

第36条　前条の規定にかかわらず、発送文書が電子署名を行って施行するものであるときは、電子署名を行い、発送するものとする。

(文書の発送)

第37条　文書の発送は、次の方法により行うものとする。

(文書の整理保管の原則)

第38条　文書は、常に必要に応じて利用に供することができるように整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害に際し、いつでも持出しのできるよう準備しておかなければならない。

(文書の整理保管)

第39条　すべて文書は、種別ごと若しくは担当者ごと又は完、未完等の区分により整理し、一定の場所を定めて、これを保管しなければならない。

(完結文書の取扱い)

第40条　担当者は、文書が完結したときは、直ちに文書主任に報告し、必要な指示を受けなければならない。

(保管文書の持出し)

第41条　保管文書(第46条に規定する保存文書に該当しない完結文書をいう。以下同じ。)の持出しをしようとする者は、文書主任にその旨を申し出て持ち出さなければならない。

(文書の完結日)

第42条　文書の完結日は、次のとおりとする。

(保存種別及び保存年限)

第43条　法律又はこれに基づく政令に規定するものを除くほか、文書の種別及び保存年限は、別表のとおりとする。ただし、主管課において特に必要と認めるときは、所属の文書主任を通じて総務課と協議のうえ、保存年限を伸縮することができる。

(保存年限の起算日)

第44条　文書の保存年限は、文書の完結日(常用文書については、その使用の必要がなくなった日)の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、文書番号が暦年によるものはその文書の完結日の属する年の翌年1月1日から、出納の証拠書類は当該出納に係る決算の終わった日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

(完結文書の成冊)

第45条　主管課長は、毎年度(暦年に係るものにあっては毎年。以下同じ。)終了後、完結文書を次により編集、成冊するとともに、文書管理簿を整理しなければならない。

(文書の引継ぎ)

第46条　前条の規定により編集、成冊された文書(以下「保存文書」という。)は、保存文書引継書を添えて、総務課長に引き継がなければならない。ただし、主管課において保存を必要とする文書及び機密文書については、この限りでない。

(引継文書の審査)

第47条　総務課長は、保存文書の引継ぎを受けたときは、種別及び保存年限の適否等について審査しなければならない。

(収蔵文書)

第48条　総務課長は、前条の審査の結果適当と認める文書については、保存に必要な処理を行い、文書庫に収蔵しなければならない。

(保存文書の管理)

第49条　収蔵文書は総務課長が、その他の保存文書は主管課長がそれぞれ管理する。

(文書庫の管理)

第50条　文書庫は、総務課長が管守するものとする。

(収蔵文書等の閲覧及び借覧)

第51条　収蔵文書を閲覧し、又は借覧しようとする者は、総務課長にその旨を申し出なければならない。

(保存期限到来文書の取扱い)

第52条　主管課長又は総務課長は、保存文書のうち、保存期限が到来した文書を調査し、不用と認める文書を速やかに廃棄しなければならない。この場合、収蔵文書については、総務課長は関係課長に合議のうえ、上司の決裁を受けるものとする。

(廃棄方法)

第53条　廃棄文書で機密に属するもの又は他に悪用のおそれがあると認められるものは焼却し、又は裁断する等適当な方法を執らなければならない。

(執務環境の整備)

第54条　主管課長は、事務が能率的に処理されるよう常に、執務環境の整備に努めなければならない。

(その他の機関の文書の取扱い)

第55条　広域連合長の事務部局以外の機関の文書の取扱いについては、それぞれの機関が別に定める。

(国立国会図書館への納本)

第56条　国立国会図書館法(昭和23年法律第5号)第24条の2の規定に基づき、広域連合が出版物を発行した場合は、国立国会図書館に納本することとする。

(その他)

第57条　この規程の施行について必要な事項は、総務課長が定める。